Eckpunkte für Studien der ETG

1. Vorbemerkung

Die ETG-Studien sind vom Vorstand der ETG im Jahre 2002 als schlankes Instrument eingeführt worden, um energietechnisch relevante Themen, die häufig fachbereichsübergreifend sind, in Ergänzung zur Arbeit der Fachbereiche der ETG schnell durchführen zu können. Die Studien haben sich zu einem sehr erfolgreichen Instrument der Arbeit und Positionierung nicht nur der ETG, sondern auch des VDE insgesamt, entwickelt und werden von den Mitgliedern der ETG sehr geschätzt.

Naturgemäß hat es bei der Durchführung der inzwischen 18 Studien eine große Bandbreite an Erfahrungen zu Ausrichtung und Organisation gegeben. Dieses Papier soll daraus Folgerungen ziehen, die künftig eine noch effizientere und stabilere Durchführung der Studien ermöglicht, ohne dabei aber die Schlankheit und Flexibilität des Instruments in Frage zu stellen.

2. Initiierung von Studien

Fragestellungen für Studien sind in der Vergangenheit entweder vom Vorstand definiert oder von interessierten ETG-Mitgliedern vorgeschlagen worden. In beiden Fällen hat es Studien gegeben, bei denen die Aufgabe von Anfang an klar verstanden wurde, und solche, bei denen dies nicht der Fall war, was einen mitunter aufwendigen Klärungsprozess mit sich gebracht hat. Um diesen Schritt robuster zu machen, wer¬den folgende Elemente eingeführt:

• Für die Beauftragung einer neuen Studie durch den Vorstand oder interessierte ETG-Mitglieder muss/müssen dieser/diese eine ausformulierte Aufgabenstellung vorlegen. Diese muss ausreichend detailliert sein, um den Mitgliedern der Task Force (TF) einen klaren Rahmen zu geben, und muss rechtzeitig vor der nächsten Vorstandssitzung vorliegen. Der Vorstand beschließt die Anfertigung der Studie. Der Vorstand/die ETG-Mitglieder schlagen einen TF-Vorsitzenden vor und mögliche TF-Mitglieder.
• Der TF-Vorsitzende ergänzt die Mitglieder der TF. Die Erarbeitung der ausführlichen Aufgabenbeschreibung der Studie mit Zeitplan, Struktur etc. erfolgt in den ersten 2 Monaten durch die TF. Auf Vorarbeiten bzw. zu berücksichtigende Dokumente ist über eine Quellenliste zu verweisen.
• Nach Bestätigung durch den Vorstand wird die Aufgabenstellung zur Werbung weiterer Mitarbeiter über die Publikationsmedien der ETG veröffentlicht. Der TF-Vorsitzende prüft die Eignung der Bewerber.
• Innerhalb der ersten 6 Monate sollen durch die Task Force die Arbeitspakete und Verantwortlichen definiert werden.
• Der Vorstand benennt für jede Studie einen Mentor aus seinem Kreis. Der Mentor ist verantwortlich für die Verbindung der TF zum Vorstand. Er sollte persönlich beim Start der TF und in der Endphase mitwirken. Außerdem ist er für Fortschrittsberichte zur Studie und die Kommunikation wichtiger Aussagen/(Zwischen) Ergebnisse im Vorstand verantwortlich. Geht die Laufzeit einer Studie über die Amtszeit des
  Mentor / ETG-Vorstandsmitglied hinaus, begleitet dieser die Studie weiter bis zum Abschluss.

3. Durchführung von Studien, Anforderungen an Mitwirkende

Für die Mitwirkung an Studien gelten folgende Regeln:

• Als Autoren der Studien werden die TF-Mitglieder unter Nennung ihrer Institutionen aufgeführt. Um zweifelsfrei klarzustellen, dass die Studien dennoch primär auf den Ergebnissen der TF aufbauen, wird in diesem Zusammenhang grundsätzlich ein Hinweis ergänzt, dass die Studien nicht unbedingt die Meinung der durch ihre Mitarbeiter vertretenen Institutionen widerspiegeln.
• Von den Mitgliedern der TF wird erwartet, dass sie ausreichende Kapazität für eine sinnvolle Mitarbeit haben. Reine „Zuhörer“ sollte es nicht geben. Dem TF-Leiter wird die Kompetenz zugeordnet, Mitglieder, die sich über Monate nicht aktiv an der Arbeit beteiligen, von einer weiteren Mitwirkung freizustellen.
• Des weiteren wird im Regelfall erwartet, dass die TF-Mitglieder die Deckung ihres Aufwands (Reisen, Zeit) selbst organisieren.
• Die Studien sollen entsprechend der ETG-Positionierung als neutraler, energietechnisch fundierter Institution, gemeinsame Erkenntnisse der Mitglieder wiedergeben. Die Mitarbeit setzt deshalb voraus, dass die Mitglieder in ihren Unternehmen den Freiraum haben, an Aussagen mitzuwirken, die u. U. nicht genau der Firmenpolitik entsprechen.
• Studienergebnisse sind Gemeinschaftsergebnisse, die häufig in konstruktivem Dialog aus unterschiedlichen Positionen erarbeitet werden. Interna aus den TF sind deshalb mit angemessener Vertraulichkeit zu behandeln. Insbesondere sollten die TF-Mitglieder sich der Sensitivität von Aussagen gegenüber Pressevertretern in der Veröffentlichungsphase bewusst sein.

4. Abschluss und Veröffentlichung

Die Laufzeit einer Studie sollte von der Beauftragung durch den ETG-Vorstand bis zur Veröffentlichung 24 Monate nicht überschreiten.

Da die ETG mit ihren Studien praktisch immer energiepolitisch Stellung bezieht, ist der Vorstand in die Endphase einer Studie einzubinden. Dem Mentor kommt an dieser Stelle als Bindeglied entscheidende Bedeutung zu. Folgende Schritte gehören zwingend zum Abschluss einer Studie:

• Die Präsentationsfolien zur Veröffentlichung der Studie mit den wichtigsten Aussagen sind dem Vorstand so rechtzeitig vorzulegen, dass eine Diskussion noch möglich ist. Dies sollte spätestens sechs Wochen vor der vorgesehenen Veröffentlichung erfolgen. Das Feedback zu der Studie ist vom Vorstand schriftlich zu formulieren und der TF kurzfristig zur Verfügung zu stellen.
• Eine abgeschlossene Studie umfasst folgende Elemente, die von der TF zu erstellen sind:
  
  Abschlussbericht, vollständige (ggf. lange) Fassung – aus ihr wird (bei Bedarf)  eine Kurzfassung abgeleitet
  
  Abschlusspräsentation für die Vorstellung der Studie in Politik und Medien – sie ist auch Grundlage für die Diskussion im Vorstand (s.o.)
  
  Präsentation (kommentiert) für die Bereitstellung für Bezirksvereine und Landesvertretungen
  
  Executive Summary in Englisch
  
  (Stichwortartige) Hauptaussagen als Basis für die Pressemitteilung, die von der VDE-Unternehmenskommunikation erstellt wird.
  
  Die Pressemitteilung hat der ETG-Geschäftsführung, dem TF-Leiter und dem Mentor der Studie spätestens zwei Wochen vor der Veröffentlichung der Studie zur Genehmigung vorzuliegen
  
  Ausrichtung einer Tagung/Workshop/Session passend zum Thema bzw. Beiträge zu Fachtagungen
  
  Fachbeitrag in der ETZ
• Die endgültige Freigabe der Studie erfolgt durch den VDE-Vorstand. Hierzu muss die Studie mindestens eine Woche vor dem geplanten Veröffentlichungstermin vorliegen.
• Presseveröffentlichungen werden vom VDE-Vorstand freigegeben. Hierzu ist ebenfalls ein Vorlauf von mindestens einer Woche zum geplanten Veröffentlichungstermin einzuhalten.

Genehmigt und Inkraftgesetzt von Vorstand und Wissenschaftlichem Beirat am 14.11.2012 in Frankfurt/Main.