Änderungsmanagement von Medizinprodukten und IVD: Prozess, Kriterien und Benannte Stelle

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Änderungen an Medizinprodukten und In-vitro-Diagnostika (IVD) sind der Regelfall. Materialien werden ersetzt, Lieferanten wechseln, Software erhält neue Funktionen, KI-Modelle werden aktualisiert. Für das Änderungsmanagement von Medizinprodukten sind dabei zwei Schritte zu trennen, die interne Bewertung und Dokumentation der Änderung sowie die Frage, ob und wann die Benannte Stelle einzubeziehen ist.

Die Europäischen Verordnungen über Medizinprodukte, (EU) 2017/745 (MDR), und In-vitro-Diagnostika, (EU) 2017/746 (IVDR), beantworten die zweite Frage nur zum Teil. Beide Verordnungen verwenden mehrere Änderungsbegriffe, die in der deutschen Fassung uneinheitlich übersetzt sind. Eine allgemeine MDCG-Leitlinie für Änderungen an Produkten mit MDR- oder IVDR-Zertifikat liegt nicht vor. Für Bestandsprodukte („legacy devices“) nach Art. 120 MDR bzw. Art. 110 IVDR gibt es spezifische Kriterien zur Beurteilung signifikanter Änderungen („significant changes“) im Sinne der jeweiligen Übergangsregelungen. In der Praxis bestimmen daher die vorhandenen Guidance-Dokumente, der Vertrag mit der Benannten Stelle und eine nachvollziehbar dokumentierte Einzelfallbewertung das Vorgehen.

Der Beitrag beschreibt den rechtlichen Rahmen, den Prozessaufbau, die Einstufungskriterien sowie Besonderheiten bei Software- und KI-Medizinprodukten.
 

Rechtlicher Rahmen: Änderungsbegriffe in MDR und IVDR

Die Verordnungen adressieren Änderungen an mehreren Stellen. Drei Konstellationen können hier unterschieden werden:

Änderungen am Qualitätsmanagementsystem:
Nach Anhang IX Abschnitt 2.4 MDR und IVDR informiert der Hersteller die Benannte Stelle über geplante wesentliche Änderungen am Qualitätsmanagementsystem (QMS) oder an den dort erfassten Produkten bzw. Produktgruppen. Die Benannte Stelle bewertet die Änderung, prüft sie erforderlichenfalls durch zusätzliche Audits und/oder durch die Prüfung der erforderlichen Unterlagen und gibt sie nach positiver Bewertung frei. Soweit erforderlich, wird die Bescheinigung angepasst.

Änderungen am genehmigten Produkt:
Anhang IX Abschnitt 4.10 MDR und Anhang IX Abschnitt 4.11 IVDR verlangen die Genehmigung durch die Benannte Stelle, welche die Bescheinigung über die Bewertung der technischen Dokumentation ausgestellt hat, sofern die Änderung die Sicherheit, die Leistung oder die festgelegten Anwendungsbedingungen beeinflussen kann. Eine vergleichbare Regelung gilt bei Änderungen an einem genehmigten Baumuster im Verfahren nach Anhang X MDR/IVDR.

Änderungen an Bestandsprodukten:
Für Produkte, die noch unter Zertifikaten nach den früheren Richtlinien in Verkehr gebracht werden, setzen Art. 120 Abs. 3 MDR bzw. Art. 110 Abs. 3 IVDR voraus, dass keine wesentlichen Änderungen der Auslegung und der Zweckbestimmung vorgenommen werden.

Ein bekanntes Verständnisproblem liegt hier in der Sprache: Die englischen Fassungen unterscheiden zwischen "substantial" (Änderungen am QMS und an den Produkten) und "significant" (Änderungen mit Auswirkung auf den Bestandsschutz). Die deutschen Fassungen übersetzen beides mit "wesentlich". Bei der internen Kommunikation empfiehlt sich deshalb eine eindeutige Sprachregelung.
 

Der Prozess des Änderungsmanagements für Medizinprodukte im Qualitätsmanagementsystem

Das Änderungsmanagement ist kein optionaler Zusatzprozess. Es folgt aus der Pflicht, ein wirksames QMS über den gesamten Produktlebenszyklus zu unterhalten (Art. 10 Abs. 9 MDR, Art. 10 Abs. 8 IVDR), und aus ISO 13485, insbes. Abschnitt 7.3.9 zur Lenkung von Entwicklungsänderungen sowie Abschnitt 4.2 zur Dokumentenlenkung. Benannte Stellen prüfen diesen Prozess im Rahmen der Überwachung.

Ein belastbarer Prozess enthält üblicherweise folgende Elemente:

• definierte Auslöser (Entwicklung, Produktion, Beschaffung, PMS-Daten, CAPA, Normenrevisionen, Behördenanforderungen)
• einen formalen Änderungsantrag mit Beschreibung, Begründung und betroffenen Konfigurationselementen
• eine Auswirkungsanalyse auf Risikomanagement (ISO 14971), klinische Bewertung bzw. Leistungsbewertung, technische Dokumentation, Kennzeichnung, UDI und Post-Market Surveillance
• eine dokumentierte Einstufungsentscheidung, ob die Änderung der Benannten Stelle vorzulegen ist
• Verifizierung und Validierung, Freigabe, Umsetzung sowie Prüfung der Wirksamkeit

Dabei sollte der Prozess vier mögliche Entscheidungsergebnisse unterscheiden: rein interne Änderung, nachträglich bzw. turnusmäßig berichtspflichtige Änderung, vorlagepflichtige Änderung ohne ausdrückliche Vorabgenehmigung und genehmigungspflichtige Änderung, die erst nach positiver Entscheidung der Benannten Stelle freigegeben bzw. in Verkehr gebracht werden darf.

Entscheidend ist die Nachvollziehbarkeit. Auch eine Änderung, die im Ergebnis nicht vorlagepflichtig ist, benötigt eine schriftlich festgehaltene Begründung dieser Einstufung.
 

Einstufung, wann eine Änderung der Benannten Stelle vorzulegen ist

Für Produkte unter MDR und IVDR existiert derzeit keine eigene MDCG-Leitlinie zur Einstufung von Änderungen. Herangezogen werden üblicherweise MDCG 2020-3 Rev. 1 für Bestandsprodukte unter MDR, MDCG 2022-6 für Bestandsprodukte unter IVDR sowie die älteren Dokumente NBOG BPG 2014-3 und NB-MED/2.5.2/Rec2. Diese Dokumente wurden für andere Zwecke erstellt, liefern aber die gängigen Bewertungskriterien. Sie dienen der Orientierung und ersetzen keine Einzelfallprüfung.

Hinzu kommt der Vertrag mit der Benannten Stelle. Er regelt Meldewege, Formate und Fristen und geht in der Praxis häufig über den Wortlaut der Verordnungen hinaus.

Als Leitfragen haben sich bewährt:

• Ändert sich die Zweckbestimmung?
• Ändert sich die Klassifizierung?
• Kann die Änderung Sicherheit oder Leistung beeinflussen?
• Verändert sich das Nutzen-Risiko-Verhältnis?
• Bleibt die klinische Evidenz tragfähig?
• Bleibt die Grundlage der Zertifizierung unverändert?

Es kommt häufig vor, dass Hersteller und Benannte Stellen eine Änderung unterschiedlich einstufen oder verschiedene Benannte Stellen unterschiedliche Prozesse für das Änderungsmanagement anwenden. Daher empfiehlt es sich, Änderungen mit möglicher Auswirkung auf die Produktleistung, Sicherheit, Zweckbestimmung oder Änderungen, die im Rahmen der Übergangsregelungen als „significant change“ bewertet werden könnten, frühzeitig mit der zuständigen Benannten Stelle abzustimmen, um unterschiedliche Bewertungen und mögliche Abweichungen bei Audits zu vermeiden. Die Tabelle beschreibt Regelfälle. Abweichungen sind möglich und bedürfen einer Begründung.
 

Einstufung und UDI-Logik bei Software-Änderungen

Bei Software ist die Änderungsfrequenz höher, die Bewertungslogik aber gleich. Die IEC 62304 beschreibt in Abschnitt 6 den Software-Wartungsprozess. Dort werden Änderungsanforderungen erfasst, analysiert, umgesetzt und verifiziert, einschließlich Regressionsprüfungen.

Ein weiterer Orientierungspunkt ist das UDI-System. Nach Anhang VI MDR/IVDR können Softwareänderungen eine neue UDI-DI erforderlich machen, wenn sie insbesondere die ursprüngliche Leistung, die Sicherheit, die Zweckbestimmung oder die Interpretation bzw. Auswertung von Daten betreffen. Kleinere Änderungen, etwa reine Fehlerbehebungen oder Anpassungen ohne Einfluss auf Sicherheit, Leistung, Zweckbestimmung oder Dateninterpretation, können dagegen im Regelfall über die UDI-PI bzw. die Softwareversion abgebildet werden. Ist eine neue UDI-DI erforderlich, stellt das ein deutliches Indiz für eine potenziell vorlagepflichtige Änderung dar.

MDCG 2020-3 Rev. 1 enthält für Software einen eigenen Entscheidungspfad mit Beispielen, u.a. zu neuen Funktionen, geänderter Betriebsumgebung und Anpassungen der Benutzeroberfläche.

Sicherheitsupdates werden risikobasiert betrachtet. Patches, die eine Schwachstelle schließen, ohne Zweckbestimmung oder Leistung zu verändern, werden in der Praxis normalerweise als nicht vorlagepflichtig eingestuft. MDCG 2019-16 zur Cybersecurity von Medizinprodukten stützt diese Sichtweise. Auch hier ist die dokumentierte Begründung Teil der Nachweisführung.
 

Änderungsmanagement bei KI-basierten Medizinprodukten

Bei KI-Produkten sollten zusätzliche Änderungsarten, wie z. B.  Retraining, veränderte Trainings- oder Validierungsdaten, angepasste Schwellenwerte, neue Modellversionen oder ausgetauschte Basismodelle einbezogen werden. Nach MDR und IVDR gelten dieselben Kriterien wie sonst auch. Maßgeblich ist, ob Zweckbestimmung, Leistung, Sicherheit oder das Nutzen-Risiko-Verhältnis betroffen sind. Ein Modellwechsel ohne Leistungsänderung ist die Ausnahme und sollte entsprechend belegt werden.

Der AI Act ((EU) 2024/1689) enthält für diese Situation eine eigene Regel. Gemäß Artikel 43 Abs. 4 kann für Hochrisiko-KI-Systeme, die nach ihrem Inverkehrbringen oder ihrer Inbetriebnahme weiterhin lernen, ein vorab bestimmter Änderungsrahmen festgelegt werden. Änderungen, die bereits bei der ursprünglichen Konformitätsbewertung gemäß AI Act festgelegt und in der technischen Dokumentation beschrieben wurden, können dann als nicht-wesentliche Änderungen gelten. Konzeptionell ist das vergleichbar mit dem Predetermined Change Control Plan (PCCP) der US-amerikanischen FDA.

Zu beachten ist jedoch, dass die eigenständigen Anforderungen und etwaigen Vorlage- oder Genehmigungspflichten nach MDR bzw. IVDR davon (zunächst) unberührt bleiben. Welche Änderungen im Sinne des AI Act als wesentlich gelten, ist bislang nicht durch entsprechende Leitlinien konkretisiert. Auch die regulatorischen Rahmenbedingungen sind insgesamt in Bewegung. KI-basierte Medizinprodukte und KI-IVD bleiben nach der politischen Einigung zum Digital Omnibus grundsätzlich sowohl den Hochrisikoanforderungen des AI Act als auch den Anforderungen der MDR bzw. IVDR parallel unterworfen. Für Hochrisiko-KI-Systeme, die in regulierte Produkte eingebettet sind, ist eine Verschiebung der Anwendung auf den 2. August 2028 vorgesehen. Darüber hinaus durchläuft der MDR und IVDR-Reformvorschlag von Dezember 2025 aktuell das Gesetzgebungsverfahren.
 

Ablauf bei vorlagepflichtigen Änderungen

1. Änderung erfassen und Auswirkungsanalyse durchführen
2. Einstufung anhand definierter Kriterien vornehmen und schriftlich begründen
3. Nachweise erstellen (Verifizierung, Validierung, Risikobewertung, klinische Daten)
4. Unterlagen bei der Benannten Stelle einreichen, im Zweifelsfall vorab Rücksprache halten
5. Bewertung durch die Benannte Stelle, ggf. Rückfragen, zusätzliche Audits und/oder Prüfung erforderlicher Unterlagen
6. Genehmigung, üblicherweise als Nachtrag zur Bescheinigung, anschließend Umsetzung und Freigabe

Die Bearbeitungsdauer ist von Umfang und Auslastung abhängig. Zeitpuffer im Projektplan sind sinnvoll.

Praktische Vorgehensweise

• Änderungsprozess mit klaren Einstufungskriterien und definierten Entscheidungsträgern schriftlich festlegen
• Terminologie eindeutig definieren und die Begriffe der MDR, der IVDR und des AI Act getrennt führen
• Einstufungsentscheidungen immer begründen und archivieren, auch bei nicht vorlagepflichtigen Änderungen
• Vertragliche Melderegelungen der Benannten Stelle in den Prozess einarbeiten
• Bei Software und KI den zulässigen Änderungsraum frühzeitig definieren und mit der Benannten Stelle abstimmen

FAQ

Wer entscheidet, ob eine Änderung wesentlich ist?

Die Erstbewertung obliegt dem Hersteller. Die Benannte Stelle prüft (ggf.) die Entscheidung im Rahmen der Überwachung. Bei Unklarheit sieht MDCG 2020-3 Rev.1 und MDCG 2022-6 für Legacy Device nach MDR und IVDR ausdrücklich die Rückfrage bei der Benannten Stelle vor.

Darf eine Änderung vor der Genehmigung umgesetzt werden?

Bei Änderungen nach Anhang IX Abschnitt 4.10 MDR bzw. 4.11 IVDR ist die vorherige Genehmigung vorgesehen. Eine Umsetzung ohne diese Genehmigung ist nicht möglich, ohne die Zertifikatsgrundlage in Frage zu stellen.

Müssen Änderungen nach Umsetzung erneut bewertet werden?

Ja, wenn neue PMS-, Vigilanz-, CAPA- oder Reklamationsdaten darauf hindeuten, dass Sicherheit, Leistung, Nutzen-Risiko-Verhältnis oder technische Dokumentation betroffen sein könnten.

Wie sind reine Fehlerbehebungen in Software zu behandeln?

Behebungen von Fehlern ohne Auswirkung auf Zweckbestimmung, Leistung oder Sicherheit werden im Normalfall intern abgewickelt. Die Bewertung muss dokumentiert, die UDI-PI ggf. aktualisiert werden.

Was muss bei Änderungen der Kennzeichnung oder Gebrauchsanweisung geprüft werden?
Es muss geprüft werden, ob die Änderung nur redaktioneller Art ist oder ob sie Angaben zu Zweckbestimmung, Sicherheit, Leistung, Warnhinweisen, Kontraindikationen oder Anwendung ändert. Inhaltliche Änderungen können vorlage- oder genehmigungspflichtig sein.
 

Fazit

Das Änderungsmanagement von Medizinprodukten benötigt einen belastbaren internen Prozess und eine nachvollziehbare Einstufung, ob die Benannte Stelle einzubeziehen ist. Da eine allgemeine verordnungsspezifische Leitlinie zur Änderungsbewertung für MDR-/IVDR-Produkte fehlt, tragen vor allem Kriterienkatalog, Dokumentation und die Abstimmung mit der Benannten Stelle das Verfahren. Bei Software und KI kann es zusätzlich darauf ankommen, den zulässigen Änderungsraum früh zu definieren.

Für eine Einschätzung des eigenen Änderungsprozesses oder einer konkreten Änderung stehen wir für ein Erstgespräch gern zur Verfügung.

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